Een kelderadministratie sneuvelt zelden bij het aanleggen, want dat is het leuke deel. Hij sneuvelt bij het bijhouden. Je koopt twee flessen, je staat op dat moment niet achter je bureau, en drie weken later klopt de lijst niet meer met de plank.
Het tekstbestand heeft dat probleem net zo goed. Het is alleen makkelijker te repareren.
Wat je wilt
Het invoerwerk weghalen. Eén handeling op het moment dat het gebeurt: een foto van het bonnetje of van het etiket, in een map. Al het andere gebeurt daarna, zonder jou.
Dit is werk dat over weken loopt en waarbij losse bestanden binnendruppelen. Daar is een project met een vaste opdracht beter voor dan een chatgesprek, want een gesprek begin je elke keer opnieuw en dat is precies de handeling die eruit moet.
De opdracht
Deze hoort in de instructies van het project, niet in een los gesprek.
In de map inbox/ komen foto's van bonnetjes en etiketten.
Voor elke nieuwe foto:
1. Lees eruit wat je met zekerheid kunt lezen: naam, jaar, aantal, prijs, winkel.
2. Wat je niet zeker weet laat je leeg. Vul niets aan en gok niet op de naam.
3. Zet een regel in kelder.csv met de kolommen naam, jaar, stijl, aantal,
gekocht, prijs, bron.
4. Kun je de stijl niet bepalen uit wat er leesbaar is, laat de kolom leeg
en zet de regel onderaan in openstaand.md met de reden.
Verplaats verwerkte foto's naar verwerkt/. Verwijder nooit iets.
Als een fles al in kelder.csv staat, tel dan het aantal op in plaats van
een tweede regel toe te voegen. Vraag het als je twijfelt of het dezelfde is.Eén keer per week stel je zelf één vraag: wat staat er in openstaand.md en wat moet ik erover beslissen? Dat is het enige moment waarop je echt meedoet.
Ontleed
Zet de twijfel in een apart bestand. Dit is de kern van de hele opzet. Een regel die niet volledig is, gaat niet half in je administratie maar in een lijst met open punten. Daardoor blijft het hoofdbestand betrouwbaar, en wordt onzekerheid zichtbaar in plaats van dat het oplost in een lege cel.
Verplaatsen, niet verwijderen. Zolang de foto’s blijven staan, kun je elke fout terugzoeken naar de bron. Dat maakt het verschil tussen een administratie die je vertrouwt en een die je elk kwartaal opnieuw controleert.
Optellen in plaats van toevoegen. Zonder die regel groeit een lijst met dubbele regels van dezelfde wijn, en dubbele regels zijn de rommel waardoor dit soort lijsten doodbloedt.
Eén vast moment waarop jij beslist. Automatisering die nooit iets aan je vraagt, is automatisering die stiekem keuzes maakt. Eén vraag per week is genoeg, en het is ook eerlijk werk: als niemand naar de open punten kijkt, is het bestand na een maand een prullenbak.
Waar het misgaat
Twee dingen zitten er structureel in, en je kunt ze bij het opzetten al ondervangen.
Een supermarktbon is slechter leesbaar dan een etiket. Er staat “R WIJN ITAL 75CL” en verder niets: geen jaar, geen producent. Elke poging om dat te koppelen aan wat al in de lijst staat is precies het soort behulpzaamheid dat een administratie sloopt. Zulke regels horen ongewijzigd in de openstaande lijst.
En een etiketfoto geeft de naam, maar niet hoeveel flessen je hebt gekocht. Dat staat op de bon, en er is niets dat de twee foto’s aan elkaar knoopt behalve de dag waarop je ze maakte. De datum in de bestandsnaam werkt, tot je op één dag bij twee winkels bent geweest.
Het derde is geen fout maar een verwachting die bijstelling verdient. Dit scheelt invoerwerk, geen denkwerk. Het duurdere deel blijft de beslissing over wat er in de openstaande lijst staat, en dat is handwerk. Wat je wint is dat de administratie niet meer stukloopt op het moment dat je er geen zin in hebt.
Kanttekening
Een bonnetje bevat meer dan wijn. Er staat waar je bent geweest, hoe laat, met welke pas je betaalde en wat je nog meer hebt gekocht. Als je die foto in een project zet, gaat dat allemaal mee. Knip de bon af boven de eerste regel, of fotografeer alleen de wijnregels.
En dan het onderwerp zelf. Een systeem dat precies bijhoudt wat je koopt, houdt ook precies bij hoeveel je drinkt. Dat kan twee kanten op. De getallen zien werkt voor de een verhelderend, en voor iemand met een gespannen verhouding tot alcohol is een teller in huis niet vanzelfsprekend behulpzaam. Weet van jezelf welke van de twee je bent voordat je dit aanzet.
Zelf doen
Dit werkt voor elke administratie die om invoer vraagt: uitgaven, boeken, gereedschap, onderdelen.
In [map] komen foto's of bestanden binnen.
Voor elk nieuw bestand: lees eruit wat je met zekerheid kunt lezen.
Wat je niet zeker weet, laat je leeg. Niet aanvullen, niet gokken.
Zet een regel in [bestand] met de kolommen [kolommen].
Kun je [het lastige veld] niet bepalen, zet de regel dan in openstaand.md
met de reden erbij.
Verplaats verwerkte bestanden naar verwerkt/. Verwijder nooit iets.
Bestaat de regel al, tel dan op in plaats van toe te voegen.Kleine oefening voor deze week: kijk niet naar je administratie maar naar je openstaande lijst. Als die leeg is terwijl je hem nooit hebt bijgewerkt, vult er iets gaten op.